• Follow us on
  • rss

斷、捨、離,來場令人怦然心動的會議吧!

近年美國風行一個節目,叫做「怦然心動的人生整理魔法」。在節目中,整理師近藤麻理惠就像魔法師一樣,帶領屋主把不同類型、但相同擁擠的房子逐漸整理乾淨,而且竟然能夠長期維持。

只是清掃房屋並不稀奇,但經過整理師列出的條件,讓屋主自行篩選出欲保留的物品後,就能長期維持屋內的整潔,這是為什麼呢?

這是因為屋內經過屋主自主性的「斷、捨、離」,除去多餘的、冗贅的,讓真正被需要的物品留下。

 

會議也需要斷捨離?

通常舉辦會議是為了達到某個目的:例如討論年度決策、某個重大議題,也可能是為了發表研究、倡議重要事項。但轉身回顧自己參加過的會議,真正記得的是什麼?

身為主辦單位,有哪些環節「必須存在」?講師、貴賓致詞?茶敘時間?社交晚宴?Q&A時間?

通常在籌備會議時,確定時間、找到場地後,接下來就會開始規劃議程,填上各時段預計安排的項目,開幕致詞、演講、分組討論等等,下面是一份常見的議程規劃:

normal agenda

依照過往經驗,常舉辦會議的主辦方應該不難發現,在茶敘、午餐時段,與會者的跳出率會急速劇增。因為這些停頓的時間點,就像宣告解放的下課鐘聲,讓人不禁想要奔向自由;而主辦方則需要在下一段會議即將開始時,再三地呼籲與會者盡速入場,如此循環,直到會議結束。

傳統的會議型式,往往導致會後主辦方抹去額頭的汗滴,慶幸打完一場硬仗;但對與會者而言,可能只留下茶點跟中午便當的印象,以及手機裡的簡報照片。為何明明具有重要意義的會議活動,卻無法深植人心?

可能原因出在主辦方受限於過往成功經驗,認為創新有許多的不確定因子、改變若不成功可能留下不良的評價等等,影響日後的會議籌辦。長此以往,主辦方難以評估成效,與會者也留下會議總是千篇一律的刻板印象。

這時,不妨試試看把「斷、捨、離」魔法,應用在舉辦會議上?

 

3招整理魔法,清除拖垮會議的累贅

第1招-「斷」絕不需要的

如上面提到許多一成不變的議程,在規劃時不該只是改變排列組合。而要以全面的角度來檢視每個時段應該刪除或增加,讓會議更加精實。例如,講師群只能站在舞台,作為全場唯一主角?茶敘時間真的不可或缺嗎?

講者的角色只能是演講者嗎?又或者茶敘時間背後的目的在於建立社交,是否茶敘應該融入正式時段之中,減少會議空轉的時段?甚至更進一步,主辦方可以尋求會議內容設計師的專業協助,使每個議程都能確實幫助與會者邁向會議的終極目的。



#從減法開始-拿掉桌椅,解放人與人之間的距離

 

第2招-「捨」去多餘的

在環保意識抬頭的今日,我們可以思考許多文宣品跟製作物存在的必要性。例如一場半天的會議,是否有需要視覺背板、拍照背板、講台板,整個會場貼好貼滿?

也許再三思考後,會發現傳達資訊(Information)可以不需要靠投影機,演講簡報是最普遍的方法,但在某些主題上可能不是最好且最有效的。換言之,為每件人、事、物找到它的定位,創造實際的價值。


#尋找隨手可得的替代方案-使用投影主視覺,隨時修改,來去無痕,效果絕佳!

 

第3招-「離」開對事物的執著

為什麼會議一定要在會議室?離開會議室就不能開會?

其實,離開熟悉的場域空間,將可能帶來不同的感官及會議效果,就像很多需要沈澱的時刻,最好的方式就是離開現在的環境,因此,要讓參加者有耳目一新的感覺,可以立即做的改變就是,改變會議場地,可以是戶外、是公園、是海邊、是山上、是火車、是遊樂園。


#離開會議室-轉換空間讓頭腦跟身體都能活絡起來(例如在海邊分組討論),創造令人印象深刻的體驗

 

藉由對會議流程進行「減法」來為會議活動加分,以「參加者」而不是「物品」為主角,去思考什麼東西「最適合參加者的」,留下讓最令人怦然心動的元素於會議中!因為,生命就該花在「有價值」的事物上,參加者也是在找尋一場有價值的會議。

han

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

Scroll to Top