那些被搞砸的會議瞬間
辦過會議的人應該或多或少有過一些驚險時刻，畢竟莫非定律就是你越不希望發生就越容易發生。接下來，來看看你可能不知道的那些被搞砸的會議瞬間。
先來說說新常態的視訊會議。
在去年的一場會議中，有位講員自行分享簡報畫面，正講得口沫橫飛時，畫面左下角卻跳出提示訊息：○○該去健身房了。所有螢幕前的觀眾噗哧一笑，講員卻渾然不知。也有的講員在結束演講後，忘了關閉分享，就開始回訊息，所有私人對話都呈現在觀眾眼前。還有一種更常見的是，在分享畫面時不小心切換到桌面，桌面整潔與否還不是最難為情的，而是你的桌面顯示圖片是誰/什麼呢？
這令人尷尬的時刻可以不用發生，只要在開始進行視訊前先一一確認：
- 檢查桌面：跟有客人到家裡來，要整理客廳桌子一樣，確認沒有機密文件、桌面顯示圖片是否合宜等。
- 關閉即時通訊軟體：像是LINE這樣可以在電腦上接收訊息的軟體，都應該先登出，確保沒有訊息提示音或訊息跳出而干擾會議進行。
- 關閉通知訊息：會於電腦同步的通知訊息如e-Mail、Facebook，都要記得關閉，因為你永遠不知道下一封會跳出來的訊息寫得是什麼。
- 視訊平台測試：在正式進入視訊平台前，通常系統會自動提醒測試，請務必確認聲音、畫面都沒有問題再加入，周遭是否有其他噪音、背景是否會有人經過等，都要記得確認喔。
專業的這麼做：以上是在私人會議時自行操作時可以參考的小撇步；但在大型會議中，身為主辦方，你該怎麼辦呢？
根據滙集國際多年的視訊會議場控經驗，除了會前測試，讓講員了解流程、彼此搭配的默契外，在視訊平台中開設分組討論室，將主會場作為歡迎大廳/後台，講員加入時有專人接待，提醒演講的相關事宜，確認講員音源、畫面、操作都沒問題後，再將講員轉入分組討論室中進行演講，觀眾看到就會是已經準備好的分組討論室/舞台，在直播時如此操作便如同打造虛擬攝影棚一般。
每個人的隱私權都該被保障，就從在公共場合養成隨手登出社群軟體的習慣開始
有鑑於此，你還需要專業的視訊小編。前幾天看到有位講員說，邀請他演講的主辦單位要求他自己控場，包括人員管控（允許進入）、分享簡報、確認聊天室的QA等；如果受邀講員不是八爪章魚，這些在實體會議中也該由工作人員進行的工作，就不該交給講員，如此才能確保演講品質及觀眾的觀看流暢度。
在一場接一場無縫接替的演講中，有位用心的講員，準備了很多簡報內容，在檔案中置入了GIF圖片、音樂、影片等豐富演講內容，但先是音樂無法播放，接著又是影片播完後無法成功轉入下一張投影片，現場屏息以待，講員用無助的眼神看向控台……專業視聽人員當然可以馬上協助，但流暢的節奏已然被打斷。在另一場演講中，講員帶著自己的APPLE筆電在上台前五分鐘才自信地出現在會場，並堅持使用自己的筆電進行演講，現場工作人員手忙腳亂地換上了筆電，卻發現連接投影機的轉接頭型號不對，於是迫不得已只好改回原本的設備，但演講已經延遲，而講員也已亂了步伐。
因此通常在邀請講員時，主辦方應該要告知現場使用的設備及流程，包括轉接頭型號、測試時間等，雖然在忙碌的工作中，有時會漏看資訊或因故無法配合，但在專業的舞台上，每一位台前幕後都需要彼此配合，才會有完美的呈現，我們建議主辦單位事前與講員溝通下列事項：
- 減少簡報的特效：非常吸睛的TED Talk除了事前針對講員講話的密集訓練外，大家應該也有發現其簡報大多都是輔助用的靜態圖片，因為演講的內容比投影片重要，所以要慎選能夠傳達重要訊息的資訊放入投影片，而非將投影片當作提詞機；在此前提下，其他會造成干擾的圖案、花邊都建議減少。如果有必須播放的音樂或影片，提前告知主辦方並提早前往進行測試，除了置入簡報檔中，也要攜帶原始檔案，以免軟體版本不同無法播放。
- 使用主辦方提供的設備：這聽起來或許有點反人性，難道用自己的電腦不才是最順手的嗎？但事情是這樣的，主辦方在現場準備的設備都會經過反覆測試，測試的對象除了電腦，還有投影機、音響、切頻器、簡報筆等等，如果有視訊連線，還會再連結一台攝影機、收音線、網路；而每更換一台電腦，所有設備要重新連結，就需要再進行一次測試。如果講員堅持使用自己的筆電，請務必提前半小時到場，讓主辦方有時間確認講員的筆電與現場設備運作順暢。
- 專業的這麼做：如果是主辦方，針對視聽效果，除了交給現場視聽人員，這麼做更加分！
- 講員須知：在講員接受邀請後，除了與會者會知道的會議基本資訊外，請務必告知講員如有簡報，現場可接受的格式、會提供的設備為何、是否接受使用自備筆電等等資訊，最重要的是一定要請講員提前到場測試，而且如果允許，請講員站在講台處實際排演。
- 備用品不嫌多：為避免各類突發狀況，控台一定要有一個視聽急救箱，裡面是各類備用品，像是不同型號的轉接頭、HDMI線、電池等，且要多備1-2組，以便因應各類講員的簡報需求。
用對工具，讓任務事半功倍，輕鬆登場亮相！
還記得多年前有一場戶外活動邀請到蔡總統，卻在致詞時被背板砸頭的新聞嗎？好險只是珍珠合成板，否則後果不堪設想。這樣的意外其實是可以避免的：在戶外的舞台背板通常建議搭設TRUSS或木作，才夠堅固；如果是風大的地方，可以改用帆布材質，或是改採左右裝飾、搭建前後景，取代一整片的舞台背板，兼顧活動識別功能與美感。
其他還有許多可能搞砸會議的瞬間，只要在事前多場勘幾次、多彩排幾遍，通常都能避免；但正如開頭所說的，有些搞砸的瞬間可能只是莫非定律，而專業的會議團隊能讓這些有驚無險！
