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不愛開會的會議公司:重新定義會議體驗
2024/03/04

不愛開會的會議公司:重新定義會議體驗

「你們是幫客戶辦會議的公司,那你們是不是很常開會?」對專業會議顧問公司(PCO)毫無概念的朋友這樣問   「我們會開會,但關於公司內部的會議很少。 主要都是跟客戶有關的會議,在於資源協調,讓彼此資訊對焦,確保大家彼此資訊一致、有共識。」我這樣回答   “開會的目的,是建立將客戶送往目標的橋樑”   內部開會的形式 在過去其他公司工作的歷程中,不論是週會、月會、突然加開的會議,或是主管/老闆想到就開會的經驗,對於「開會」的印象,停留在沒效率、無意義,甚至只是老闆、主管們自我感動的時刻,對工作上沒有太多正向影響。 加入滙集之後,沒有週會、月會、例會,沒有不必要的內部會議。除了跟專案相關的溝通及精進會議之外,公司內部的會議通常是必要才會召開。專案相關的會議目的在於更新進度、資源協調,在會議前先分配大家的工作內容,先讓彼此知道現在專案的輪廓。若是有需要討論事情,則事先蒐集所有的意見跟想法,每個人也可以看到所有資訊,並由會議主要負責人將內容分類,減少會議當天不知所云的狀況.加速會議的效率跟產出成果。   開會文化 每個人都會被傾聽=每個人都擁有同等的話語權 團隊中每個人的特質不同,不是人人都願意開口表達自己的想法,也有些人認為自己的想法太過愚蠢,或是可能會被拒絕而不敢發言。 但是公司開會的情境,我們不是被引導說「你可以說出來」,而是我們被傳遞一種「可以被聽見」、「有人在聽」、「大家在乎你的想法」,能夠安心、放心的說出來。當然,也有說出來被拒絕,或是被句點的時候,然而我們在會議中捍衛地是「被聽見,被說出來的機會」。 團隊合作的重要性=對每個人付出的肯定 ...

打造一張膾炙人口的專輯,PCO與音樂製作人的奇妙共鳴!
2024/02/29

打造一張膾炙人口的專輯,PCO與音樂製作人的奇妙共鳴!

會議活動其實就像一張專輯,專業會議顧問(Professional Conference Organizer,PCO)如同一位的音樂製作人,我們並非專輯的主角,卻可以為歌手(客戶)的專輯銷量(會議活動)及成就推波助瀾。   會議活動就像一張專輯, PCO如同音樂製作人,能夠從過往經驗、現有資源,打造出創新的編曲(活動元素),並編列出獨一無二的收錄曲目(流程規劃),從而更具吸引力和獨特性,並提升聽眾(與會者)的體驗,讓這張專輯(會議活動)不僅僅是「做完」而是「做好」!   然而,若想要發行一張專輯,單純依賴自己租借錄音室、進行編曲,並且日以繼夜地埋頭苦幹,或許在表面上看似可行,但其音樂品質與完成度可能打折扣。委託專業音樂製作人來協助製作,則在各方資源、專輯銷量、市場曝光度等方面都會有明顯的提升。換言之,製作人不僅代表著專業,更是協助找財務來源、資源整合以及人脈拓展的專業人士。同樣地,若想要舉辦一場突破傳統、充滿有效果的創意會議活動,並且希望讓與會者獲得更豐富的參與體驗,那麼PCO絕對是舉辦專業國際會展活動的選擇!   “專業會議顧問(PCO)就像活動的音樂製作人,透過豐富經驗和資源打造獨特的活動元素和流程,提升與會者的體驗,確保活動不僅完成,而且做得出色”   如同經濟學原理,因市場(客戶)有需求,進而產生了供給(PCO)。舉凡學術議程、會前或會後旅遊、社交晚宴等,視客戶的需求,PCO都一手包辦!會議顧問公司的價值體現於多個層面,以下舉例3個常見的面向,包括:活動策劃及風險管理、資源整合及管理、組織執行等方面,說明如下: 活動策劃及風險管理:PCO具備豐富的會議展覽和活動策劃經驗,能夠提供從活動策劃到執行的全方位管理服務,包括會議流程規劃、場地選擇、議程安排、設計佈置、預算掌控、報名等,且能夠制定相應的風險管理計劃,應對潛在的問題,以確保活動的順利進行。 資源整合及管理:PCO擁有長期合作且廣泛的供應商,能夠協調各種服務提供商,包括場地、餐飲、花藝、視覺設計、視聽設備、大會網站維運、口筆譯、會場專業人力、攝錄影、會議設計與引導師、綠色會展解決方案等,由於是長期配合的廠商,非常清楚國際會議活動的特性,也可為客戶爭取最優惠的價格,並同時有效地整合管理,以確保活動的各方面都得到妥善安排。 專業組織執行:包括線上報名註冊、金流付款、學術會議投審稿等,提供既便利又簡化的註冊與投稿流程體驗;在籌備期間,也能夠處理會場設置、設備調度、工作人員安排等行政事務,從而讓客戶專注於會展活動的議題掌握、與講題內容。 ...

身為一位Event Planner,你需要的是…
2023/04/27

身為一位Event Planner,你需要的是…

  「我養軍千日,用軍一時」– 馬致遠   滙集國際係為籌劃、辦理會議的專業公司,主要負責提供舉辦會議的各類服務、協調整合相關資源、必要時協助爭取贊助、並與政府及相關業者溝通、整合下游廠商、協助談判協商等,以符合主辦方辦理會議的期待。   舉辦會議看似很容易人人都可以做,但籌備一場有質感的會議,讓人印象深刻而建立口碑的會議,則需要專業的會議策畫團隊,我們身為Event Planner,主要對該專案細節的關注,將直接關係到會議的成敗。   在公司這段時間我參與專案會議策劃,深刻體會到「我養軍千日、用軍一時」的真諦。看來馬致遠先生也曾經參與過專案的規劃,了解籌備期是需花上一段時間。   這份工作同時需要細心及耐心,細心的處理每一個細節,小到會議場地有多少停車位、進場時電梯可以乘載的重量等,每個環環相扣、需要想得透測、想得遠。 耐心得走過,短則半年、長則一年或是更久的籌備期。 當所有武器、裝備及坐騎都擦亮且蓄勢待發時,就可以昂首闊步走向戰場。上戰場的你需具備良好的應變能力。遇到突發狀況時,該如何處裡?有好的情緒管理及溝通協調能力才能兼顧效率及效果。禮儀在公司也是相當重要,對待客戶、廠商等都是要以禮相待。對於國際會議則是有來自世界各地的外賓,在文化上有不同的差異,接待上則必須更要謹慎,在會場上才能做到賓主盡歡。   在馬致遠身上學到一件事,但在滙集國際不只一件。得到的是十件甚至上百件難得可貴的經驗。期待更多對會展產業有興趣的朋友加入,和公司的同仁磨出最好的寶劍! ...

永續的會議:下一步
2023/02/24

永續的會議:下一步

想讓面對面的會議變得更具備永續性,有兩種方式: 第一種方式已經取得顯著進展,受益於Events Industry Council及其永續和影響力中心 (https://eventscouncil.org/Sustainability/CSE) 正在進行的工作。此策略著重於減少會議產生的環境足跡以及積極創造正面社會影響,通常會透過慈善活動來實踐。   這樣的實踐很棒,但還可以更好!   因此我們需要邁出下一步,開始關注第二種能讓面對面的會議變得永續的方式:會議期間所發生的事情,必須經得起受到普遍認可的永續性框架考驗。當然,唯一的框架就是聯合國的17項永續發展目標。   換句話說,我們必須以全新的角度設計會議,以便成果能直接為永續發展做出貢獻,而非僅是嘗試減少會議對環境帶來的負面影響。這需要經歷兩次根本性的變化,也就是兩次的典範轉移。首先,我們必須把會議視為改革的驅動力,每場會議都是如此。這意味主辦單位需要學習具體地描述他們希望「這場會議帶來什麼樣的變化」,並確保測量其結果,以便他們能夠匯報會議舉辦的成功程度。   第二個變革是不可避免地,會議方案必須更好地產生出「符合期望的變化」。僅僅讓講者面對被動的觀眾是不夠的。議程的設計需要充分利用面對面會議的優勢:社交、協調、動機、創意與創新。為此,會議的議程應該透過專業會議設計師來規劃。恕我們直言,各行專業人士(如商人、工程師、醫生等等)在其專業的領域令人景仰,他們擅長的工作可能是經商、建造房屋、或為病人診斷與治療,但並非設計具有影響力的會議。在這些人當中,只有非常少數的人能夠為自己設計房子、架設公司網站等。那麼,為什麼他們會想要為自己設計會議呢?   ...

那些被搞砸的會議瞬間
2022/07/11

那些被搞砸的會議瞬間

辦過會議的人應該或多或少有過一些驚險時刻,畢竟莫非定律就是你越不希望發生就越容易發生。接下來,來看看你可能不知道的那些被搞砸的會議瞬間。 先來說說新常態的視訊會議。 在去年的一場會議中,有位講員自行分享簡報畫面,正講得口沫橫飛時,畫面左下角卻跳出提示訊息:○○該去健身房了。所有螢幕前的觀眾噗哧一笑,講員卻渾然不知。也有的講員在結束演講後,忘了關閉分享,就開始回訊息,所有私人對話都呈現在觀眾眼前。還有一種更常見的是,在分享畫面時不小心切換到桌面,桌面整潔與否還不是最難為情的,而是你的桌面顯示圖片是誰/什麼呢? 這令人尷尬的時刻可以不用發生,只要在開始進行視訊前先一一確認: 檢查桌面:跟有客人到家裡來,要整理客廳桌子一樣,確認沒有機密文件、桌面顯示圖片是否合宜等。 關閉即時通訊軟體:像是LINE這樣可以在電腦上接收訊息的軟體,都應該先登出,確保沒有訊息提示音或訊息跳出而干擾會議進行。 關閉通知訊息:會於電腦同步的通知訊息如e-Mail、Facebook,都要記得關閉,因為你永遠不知道下一封會跳出來的訊息寫得是什麼。 視訊平台測試:在正式進入視訊平台前,通常系統會自動提醒測試,請務必確認聲音、畫面都沒有問題再加入,周遭是否有其他噪音、背景是否會有人經過等,都要記得確認喔。 專業的這麼做:以上是在私人會議時自行操作時可以參考的小撇步;但在大型會議中,身為主辦方,你該怎麼辦呢? 根據滙集國際多年的視訊會議場控經驗,除了會前測試,讓講員了解流程、彼此搭配的默契外,在視訊平台中開設分組討論室,將主會場作為歡迎大廳/後台,講員加入時有專人接待,提醒演講的相關事宜,確認講員音源、畫面、操作都沒問題後,再將講員轉入分組討論室中進行演講,觀眾看到就會是已經準備好的分組討論室/舞台,在直播時如此操作便如同打造虛擬攝影棚一般。   有鑑於此,你還需要專業的視訊小編。前幾天看到有位講員說,邀請他演講的主辦單位要求他自己控場,包括人員管控(允許進入)、分享簡報、確認聊天室的QA等;如果受邀講員不是八爪章魚,這些在實體會議中也該由工作人員進行的工作,就不該交給講員,如此才能確保演講品質及觀眾的觀看流暢度。 在一場接一場無縫接替的演講中,有位用心的講員,準備了很多簡報內容,在檔案中置入了GIF圖片、音樂、影片等豐富演講內容,但先是音樂無法播放,接著又是影片播完後無法成功轉入下一張投影片,現場屏息以待,講員用無助的眼神看向控台……專業視聽人員當然可以馬上協助,但流暢的節奏已然被打斷。在另一場演講中,講員帶著自己的APPLE筆電在上台前五分鐘才自信地出現在會場,並堅持使用自己的筆電進行演講,現場工作人員手忙腳亂地換上了筆電,卻發現連接投影機的轉接頭型號不對,於是迫不得已只好改回原本的設備,但演講已經延遲,而講員也已亂了步伐。 因此通常在邀請講員時,主辦方應該要告知現場使用的設備及流程,包括轉接頭型號、測試時間等,雖然在忙碌的工作中,有時會漏看資訊或因故無法配合,但在專業的舞台上,每一位台前幕後都需要彼此配合,才會有完美的呈現,我們建議主辦單位事前與講員溝通下列事項: 減少簡報的特效:非常吸睛的TED ...

8個免費互動工具,讓你的線上會議大晉級!
2022/06/29

8個免費互動工具,讓你的線上會議大晉級!

疫情時期線上會議已成為工作中的一部分,大家也對各類視訊平台 Webex、Zoom、GoogleMeet、Teams等軟 體十分熟悉,但搜尋關鍵字而看到這篇文章的你,是否也覺得線上會議總少了點效率、產能與參與感?這幾年的觀察我們發現台灣人線上參與者普遍不喜歡開啟鏡頭,導致演講者缺乏臨場感,或是講者提問時線上一片鴉雀無聲,難以確認是訊號延遲造成的,還是參與者並不踴躍參與?這樣的場景只要參與過線上會議的人一定都經歷過。 今天將根據我們執行多場線上會議的經驗,分享幾款線上互動工具,希望可以為你的線上會議帶來點活力與效率,部分工具的免費方案就足夠有效幫助中小企業內部的會議或活動炒熱氣氛喔!   第一類#線上投票 進行線上演講、討論的時候,最常使用的方式是由講者發問,讓參與者開麥克風回答或是在聊天室留言,但卻常發生參與者講了一串才發現未開麥克風、網速造成的訊息傳遞時間差、或是講者分身乏術去統計討論結果等問題,而「線上投票工具」的出現就是解決這些困境的最佳幫手!除了結合線上即時票選、小測驗、文字雲等多元化的功能,讓講者及時掌握線上參與者的想法,還能創造出意想不到的共享氛圍。以下來看看這3款經過我們多場活動實測,兼具簡單好上手與設計美觀等特點的線上投票工具介紹吧! #1 Slido 特色:簡易直覺的線上互動工具,沒有過多的功能,卻能大幅提升觀眾的參與度;也可將題目直接加入你的演講PPT中,或是直接於Webex會議室中進行問答,演講過程中無須再切換平台讓會議進行更流暢與掌握珍貴的時間。 免費方案:提供參與人數100人為上限,不限Q&A提問次數,每場活動最多3個投票 #2 Mentimeter 特色:可於題目加上無版權圖片或GIF甚至影片等多元功能,增添活潑趣味性,同時也可以用於製作簡報等多元功能,官網內也提供多種精美模板供各教育活動、商業調查或工作坊討論使用! 免費方案:提供不限參與人數、最多兩個問題、5個隨堂測驗題目 ...

關於永續會議可能讓你很意外的point   
2022/06/02

關於永續會議可能讓你很意外的point  

  提到「永續」,你腦海中第一個浮現的關鍵字是什麼呢? 今天讓我們從會議的角度出發,跟風一下提出幾個「永續會議」可能讓人感到意外的冷知識,希望能讓各位讀者更了解永續會議到底是怎麼一回事。   #芬蘭第二大城市Espoo,在國際會議中,只提供在地生產的蔬食和可循環捕撈的魚類 根據數據顯示,食品和農業生產佔全球碳足跡的 30%。同時,豐盛的會議餐點也造成不必要的花費與浪費(ICCA調查,餐飲花費通常會佔掉近3成的活動預算;然而通常會有約20%的食物被剩下來)。 於是Espoo旅遊局的永續發展承諾之一,就是從2018年起停止在國際接待場合供應紅肉,並力求精準計算所使用的食材量,避免浪費。 ↑國際會議應該如何避免浪費食物?可以參考 ICCA與布魯塞爾EHP協會共同進行的 #好到不能浪費計畫。   #2020年由實體轉為線上的會議會議活動,所減少的碳排放,可以搭265次太空火箭 有失必有得,雖然從2020開始全球受到Covid-19影響,國際旅程受到限制,但同時也強制打開了線上會議的熱潮。 根據美國永續活動策畫顧問公司MeetGreen統計,單在2020年,他們所籌備由實體轉線上的會議活動,就省下了79,418公噸的碳排放,相當於從地球搭乘265次火箭所產生排放量。而僅以這家公司計算,從參與者到工作人員,在當年省下的飛行里程,更足以來回月球743次。 ...

會議活動網站Yes or No?加分效果顛覆你的想像!
2022/06/01

會議活動網站Yes or No?加分效果顛覆你的想像!

「會議活動網站」有必要嗎? 很多人會想既然公司或組織已經有官方網站,那獨立的大會網站還有必要嗎? 其實,大會網站是主辦方與使用者互通資訊的重要平台,能將所有焦點放在會議活動本身,不需要讓組織官網上與會議活動無關的訊息,干擾使用者的注意力。   對與會者來說,這可以幫助他們快速搜尋到感興趣的資訊及報名途徑,並對即將到來的會議活動產生期待感;而對主辦方來說,不但可即時地進行資訊更新,降低溝通成本,更能有效地進行會議活動推廣。   如何透過「會議活動網站」為你的活動加分!  會議活動網站最主要的目標,就是準確傳達訊息和提高參與度,當然,使用者體驗是搜尋引擎優化SEO的一部分。如何最大化這兩個目標來擁有一個引人入勝的優質大會網站,建議必備以下5大關鍵:   1.聚焦重要訊息 最基本也是最關鍵的,清楚明瞭地呈現會議活動的重要資訊,例如會議活動名稱、日期、地點、如何註冊、價格、議程等。另外也能針對不同身分的參與者,提供需求不同的資訊,像是與會者專區、講師座長專區、贊助商專區及媒體專區等。另外,大會秘書處的聯繫資訊更是不能少,這有助於和與會者建立聯繫管道且快速回應。   2.印象深刻的視覺效果 與會者可能來自不同的地區與背景,此時網站的主視覺及整個網站的設計風格,圍繞在舉辦目的地或會議主題,更能給使用者留下深刻的印象與對會議目的地的想像,凸顯實際到訪時可能獲得的體驗。 ↑2022年Phocuswright會議網站的主視覺及網站設計,以陽光普照的暖色系及壯麗的沙漠景色為風格,凸顯舉辦地亞利桑那州鳳凰城的特色。 ...

追劇時的靈光一閃(下) 體驗x內容
2021/07/01

追劇時的靈光一閃(下) 體驗x內容

除了質感之外,也讓我們聊聊「會議」這部無法重拍也沒有得後製的劇碼平常都是怎麼拍的。   首先,如同電視、電影,一部劇要有主要出資的製作人(主辦單位或是指導單位),接著才會有一個主要負責內容的導演(主要負責人)及編劇(執行窗口)。通常編劇會依照導演提供的架構撰寫劇本,但正如你所想像的,架構就像一份公式化的議程表。   之後,各就各位的攝影、燈光、美術設計、音樂、場記等等,就交由專業的 #會議顧問公司 (PCO)進行統籌策劃啦!為了使演出順利,PCO在現場擔任副導演的角色,在登台前跟司儀或主持人再三核對流程與講稿、跟講員確認講題等,排除一切障礙,盡力確保會議能夠順利進行。 如同拍電影時副導演統籌一切拍攝流程,會議顧問公司在會議現場也肩負同樣的重責大任。   這一切看似順理成章,但仔細琢磨,是否發現平常執行會議的慣性並不合乎常理呢?   首先,會議的劇本(也就是議程),真的點出了核心宗旨了嗎? 在眾多火神的眼淚心得中,最常被拿出來討論的,就是劇情不賣弄、不煽情,反而以更類似紀錄片的手法呈現,這似乎不符合從抽屜拿出的那套熱銷劇本公式。編劇在受訪時提到,這其實是故意設計的,目的是希望能更忠實地呈現消防員的日常;而事實證明他是對的,少了煽情場面,觀眾更能回到現實反思。   你或許想問,哪有那麼誇張? ...

追劇時的靈光一閃(上) 質感團隊
2021/06/28

追劇時的靈光一閃(上) 質感團隊

  你也追完《火神的眼淚》了嗎?除了大推這部職人劇外,這次我們想從戲劇的成功因素,聊聊會議還有哪些影響成敗的變因。   如果你也跟小編一樣,在結局時依依不捨地看到了跑完字幕的最後一刻,也許會發現一部劇的成功是因為每個細節都有人悉心看顧;其中,有一個意想不到的專業團隊,竟是讓人自然而然走進片中世界的大功臣。   你猜到了嗎? 是的,就是 #質感團隊 !除了方方面面的專業,《火神的眼淚》的 #質感團隊,透過細節的處理,讓觀眾們更入戲、更享受這齣劇。   第一次聽到質感團隊嗎?質感師其實是從美術部門獨立出來的,有別於設計、梳化道具,是針對劇中每個環節進行質感的掌控,比如「做舊處理」就是質感師常用的手法之一,重點在於「營造恰到好處的氣氛」。不只要好看,更要引人入勝,有時要合理、有時要合情,端看劇本的需求,再由質感團隊從•頭•顧•到•尾。 質感團隊關注每個小細節,為會議增加質感、營造恰到好處的氣氛,甚至創造難忘的回憶。   雖然大部分的會議不需要像戲劇般,搭設陣容浩大的場景,但質感的雕琢依舊不可或缺。像是會議常見的舞台背板,除了一面印刷精美的珍珠板外,還有哪些選擇呢?其實有很多,像是在滙集國際曾經執行過的台北國際自行車展論壇中,直接找來了一台自行車放在舞台上,通常放在講台上的花藝,移到了自行車上時,讓論壇現場散發出自在的生活感! ...