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那些被搞砸的會議瞬間
2022/07/11

那些被搞砸的會議瞬間

辦過會議的人應該或多或少有過一些驚險時刻,畢竟莫非定律就是你越不希望發生就越容易發生。接下來,來看看你可能不知道的那些被搞砸的會議瞬間。 先來說說新常態的視訊會議。 在去年的一場會議中,有位講員自行分享簡報畫面,正講得口沫橫飛時,畫面左下角卻跳出提示訊息:○○該去健身房了。所有螢幕前的觀眾噗哧一笑,講員卻渾然不知。也有的講員在結束演講後,忘了關閉分享,就開始回訊息,所有私人對話都呈現在觀眾眼前。還有一種更常見的是,在分享畫面時不小心切換到桌面,桌面整潔與否還不是最難為情的,而是你的桌面顯示圖片是誰/什麼呢? 這令人尷尬的時刻可以不用發生,只要在開始進行視訊前先一一確認: 檢查桌面:跟有客人到家裡來,要整理客廳桌子一樣,確認沒有機密文件、桌面顯示圖片是否合宜等。 關閉即時通訊軟體:像是LINE這樣可以在電腦上接收訊息的軟體,都應該先登出,確保沒有訊息提示音或訊息跳出而干擾會議進行。 關閉通知訊息:會於電腦同步的通知訊息如e-Mail、Facebook,都要記得關閉,因為你永遠不知道下一封會跳出來的訊息寫得是什麼。 視訊平台測試:在正式進入視訊平台前,通常系統會自動提醒測試,請務必確認聲音、畫面都沒有問題再加入,周遭是否有其他噪音、背景是否會有人經過等,都要記得確認喔。 專業的這麼做:以上是在私人會議時自行操作時可以參考的小撇步;但在大型會議中,身為主辦方,你該怎麼辦呢? 根據滙集國際多年的視訊會議場控經驗,除了會前測試,讓講員了解流程、彼此搭配的默契外,在視訊平台中開設分組討論室,將主會場作為歡迎大廳/後台,講員加入時有專人接待,提醒演講的相關事宜,確認講員音源、畫面、操作都沒問題後,再將講員轉入分組討論室中進行演講,觀眾看到就會是已經準備好的分組討論室/舞台,在直播時如此操作便如同打造虛擬攝影棚一般。   有鑑於此,你還需要專業的視訊小編。前幾天看到有位講員說,邀請他演講的主辦單位要求他自己控場,包括人員管控(允許進入)、分享簡報、確認聊天室的QA等;如果受邀講員不是八爪章魚,這些在實體會議中也該由工作人員進行的工作,就不該交給講員,如此才能確保演講品質及觀眾的觀看流暢度。 在一場接一場無縫接替的演講中,有位用心的講員,準備了很多簡報內容,在檔案中置入了GIF圖片、音樂、影片等豐富演講內容,但先是音樂無法播放,接著又是影片播完後無法成功轉入下一張投影片,現場屏息以待,講員用無助的眼神看向控台……專業視聽人員當然可以馬上協助,但流暢的節奏已然被打斷。在另一場演講中,講員帶著自己的APPLE筆電在上台前五分鐘才自信地出現在會場,並堅持使用自己的筆電進行演講,現場工作人員手忙腳亂地換上了筆電,卻發現連接投影機的轉接頭型號不對,於是迫不得已只好改回原本的設備,但演講已經延遲,而講員也已亂了步伐。 因此通常在邀請講員時,主辦方應該要告知現場使用的設備及流程,包括轉接頭型號、測試時間等,雖然在忙碌的工作中,有時會漏看資訊或因故無法配合,但在專業的舞台上,每一位台前幕後都需要彼此配合,才會有完美的呈現,我們建議主辦單位事前與講員溝通下列事項: 減少簡報的特效:非常吸睛的TED ...

8個免費互動工具,讓你的線上會議大晉級!
2022/06/29

8個免費互動工具,讓你的線上會議大晉級!

疫情時期線上會議已成為工作中的一部分,大家也對各類視訊平台 Webex、Zoom、GoogleMeet、Teams等軟 體十分熟悉,但搜尋關鍵字而看到這篇文章的你,是否也覺得線上會議總少了點效率、產能與參與感?這幾年的觀察我們發現台灣人線上參與者普遍不喜歡開啟鏡頭,導致演講者缺乏臨場感,或是講者提問時線上一片鴉雀無聲,難以確認是訊號延遲造成的,還是參與者並不踴躍參與?這樣的場景只要參與過線上會議的人一定都經歷過。 今天將根據我們執行多場線上會議的經驗,分享幾款線上互動工具,希望可以為你的線上會議帶來點活力與效率,部分工具的免費方案就足夠有效幫助中小企業內部的會議或活動炒熱氣氛喔!   第一類#線上投票 進行線上演講、討論的時候,最常使用的方式是由講者發問,讓參與者開麥克風回答或是在聊天室留言,但卻常發生參與者講了一串才發現未開麥克風、網速造成的訊息傳遞時間差、或是講者分身乏術去統計討論結果等問題,而「線上投票工具」的出現就是解決這些困境的最佳幫手!除了結合線上即時票選、小測驗、文字雲等多元化的功能,讓講者及時掌握線上參與者的想法,還能創造出意想不到的共享氛圍。以下來看看這3款經過我們多場活動實測,兼具簡單好上手與設計美觀等特點的線上投票工具介紹吧! #1 Slido 特色:簡易直覺的線上互動工具,沒有過多的功能,卻能大幅提升觀眾的參與度;也可將題目直接加入你的演講PPT中,或是直接於Webex會議室中進行問答,演講過程中無須再切換平台讓會議進行更流暢與掌握珍貴的時間。 免費方案:提供參與人數100人為上限,不限Q&A提問次數,每場活動最多3個投票 #2 Mentimeter 特色:可於題目加上無版權圖片或GIF甚至影片等多元功能,增添活潑趣味性,同時也可以用於製作簡報等多元功能,官網內也提供多種精美模板供各教育活動、商業調查或工作坊討論使用! 免費方案:提供不限參與人數、最多兩個問題、5個隨堂測驗題目 ...

關於永續會議可能讓你很意外的point   
2022/06/02

關於永續會議可能讓你很意外的point  

  提到「永續」,你腦海中第一個浮現的關鍵字是什麼呢? 今天讓我們從會議的角度出發,跟風一下提出幾個「永續會議」可能讓人感到意外的冷知識,希望能讓各位讀者更了解永續會議到底是怎麼一回事。   #芬蘭第二大城市Espoo,在國際會議中,只提供在地生產的蔬食和可循環捕撈的魚類 根據數據顯示,食品和農業生產佔全球碳足跡的 30%。同時,豐盛的會議餐點也造成不必要的花費與浪費(ICCA調查,餐飲花費通常會佔掉近3成的活動預算;然而通常會有約20%的食物被剩下來)。 於是Espoo旅遊局的永續發展承諾之一,就是從2018年起停止在國際接待場合供應紅肉,並力求精準計算所使用的食材量,避免浪費。 ↑國際會議應該如何避免浪費食物?可以參考 ICCA與布魯塞爾EHP協會共同進行的 #好到不能浪費計畫。   #2020年由實體轉為線上的會議會議活動,所減少的碳排放,可以搭265次太空火箭 有失必有得,雖然從2020開始全球受到Covid-19影響,國際旅程受到限制,但同時也強制打開了線上會議的熱潮。 根據美國永續活動策畫顧問公司MeetGreen統計,單在2020年,他們所籌備由實體轉線上的會議活動,就省下了79,418公噸的碳排放,相當於從地球搭乘265次火箭所產生排放量。而僅以這家公司計算,從參與者到工作人員,在當年省下的飛行里程,更足以來回月球743次。 ...

會議活動網站Yes or No?加分效果顛覆你的想像!
2022/06/01

會議活動網站Yes or No?加分效果顛覆你的想像!

「會議活動網站」有必要嗎? 很多人會想既然公司或組織已經有官方網站,那獨立的大會網站還有必要嗎? 其實,大會網站是主辦方與使用者互通資訊的重要平台,能將所有焦點放在會議活動本身,不需要讓組織官網上與會議活動無關的訊息,干擾使用者的注意力。   對與會者來說,這可以幫助他們快速搜尋到感興趣的資訊及報名途徑,並對即將到來的會議活動產生期待感;而對主辦方來說,不但可即時地進行資訊更新,降低溝通成本,更能有效地進行會議活動推廣。   如何透過「會議活動網站」為你的活動加分!  會議活動網站最主要的目標,就是準確傳達訊息和提高參與度,當然,使用者體驗是搜尋引擎優化SEO的一部分。如何最大化這兩個目標來擁有一個引人入勝的優質大會網站,建議必備以下5大關鍵:   1.聚焦重要訊息 最基本也是最關鍵的,清楚明瞭地呈現會議活動的重要資訊,例如會議活動名稱、日期、地點、如何註冊、價格、議程等。另外也能針對不同身分的參與者,提供需求不同的資訊,像是與會者專區、講師座長專區、贊助商專區及媒體專區等。另外,大會秘書處的聯繫資訊更是不能少,這有助於和與會者建立聯繫管道且快速回應。   2.印象深刻的視覺效果 與會者可能來自不同的地區與背景,此時網站的主視覺及整個網站的設計風格,圍繞在舉辦目的地或會議主題,更能給使用者留下深刻的印象與對會議目的地的想像,凸顯實際到訪時可能獲得的體驗。 ↑2022年Phocuswright會議網站的主視覺及網站設計,以陽光普照的暖色系及壯麗的沙漠景色為風格,凸顯舉辦地亞利桑那州鳳凰城的特色。 ...

追劇時的靈光一閃(下) 體驗x內容
2021/07/01

追劇時的靈光一閃(下) 體驗x內容

除了質感之外,也讓我們聊聊「會議」這部無法重拍也沒有得後製的劇碼平常都是怎麼拍的。   首先,如同電視、電影,一部劇要有主要出資的製作人(主辦單位或是指導單位),接著才會有一個主要負責內容的導演(主要負責人)及編劇(執行窗口)。通常編劇會依照導演提供的架構撰寫劇本,但正如你所想像的,架構就像一份公式化的議程表。   之後,各就各位的攝影、燈光、美術設計、音樂、場記等等,就交由專業的 #會議顧問公司 (PCO)進行統籌策劃啦!為了使演出順利,PCO在現場擔任副導演的角色,在登台前跟司儀或主持人再三核對流程與講稿、跟講員確認講題等,排除一切障礙,盡力確保會議能夠順利進行。 如同拍電影時副導演統籌一切拍攝流程,會議顧問公司在會議現場也肩負同樣的重責大任。   這一切看似順理成章,但仔細琢磨,是否發現平常執行會議的慣性並不合乎常理呢?   首先,會議的劇本(也就是議程),真的點出了核心宗旨了嗎? 在眾多火神的眼淚心得中,最常被拿出來討論的,就是劇情不賣弄、不煽情,反而以更類似紀錄片的手法呈現,這似乎不符合從抽屜拿出的那套熱銷劇本公式。編劇在受訪時提到,這其實是故意設計的,目的是希望能更忠實地呈現消防員的日常;而事實證明他是對的,少了煽情場面,觀眾更能回到現實反思。   你或許想問,哪有那麼誇張? ...

追劇時的靈光一閃(上) 質感團隊
2021/06/28

追劇時的靈光一閃(上) 質感團隊

  你也追完《火神的眼淚》了嗎?除了大推這部職人劇外,這次我們想從戲劇的成功因素,聊聊會議還有哪些影響成敗的變因。   如果你也跟小編一樣,在結局時依依不捨地看到了跑完字幕的最後一刻,也許會發現一部劇的成功是因為每個細節都有人悉心看顧;其中,有一個意想不到的專業團隊,竟是讓人自然而然走進片中世界的大功臣。   你猜到了嗎? 是的,就是 #質感團隊 !除了方方面面的專業,《火神的眼淚》的 #質感團隊,透過細節的處理,讓觀眾們更入戲、更享受這齣劇。   第一次聽到質感團隊嗎?質感師其實是從美術部門獨立出來的,有別於設計、梳化道具,是針對劇中每個環節進行質感的掌控,比如「做舊處理」就是質感師常用的手法之一,重點在於「營造恰到好處的氣氛」。不只要好看,更要引人入勝,有時要合理、有時要合情,端看劇本的需求,再由質感團隊從•頭•顧•到•尾。 質感團隊關注每個小細節,為會議增加質感、營造恰到好處的氣氛,甚至創造難忘的回憶。   雖然大部分的會議不需要像戲劇般,搭設陣容浩大的場景,但質感的雕琢依舊不可或缺。像是會議常見的舞台背板,除了一面印刷精美的珍珠板外,還有哪些選擇呢?其實有很多,像是在滙集國際曾經執行過的台北國際自行車展論壇中,直接找來了一台自行車放在舞台上,通常放在講台上的花藝,移到了自行車上時,讓論壇現場散發出自在的生活感! ...

如何策畫一場吸睛的線上會議?用拍片的步驟試試看!
2021/06/21

如何策畫一場吸睛的線上會議?用拍片的步驟試試看!

  好看的電影或電視劇總能利用短短時間,引發我們的情感共鳴。因為它的背後擁有一個全方位的團隊,出色的演員演出流暢又緊湊的情節,透過運鏡跟敘事技巧讓人深陷故事之中。 換個角度思考,如果期待線上會議能像賣座電影或電視劇般令人目不轉睛,全神貫注投入其中的話,不妨嘗試利用拍片的方式,進行撰寫劇本、選角、開拍前的準備、拍攝現場到殺青…….等步驟,來策畫一場線上會議?   首先,必須讓一套出色的劇本誕生! 劇本是整部電影或電視劇的靈魂,透過精密編排的劇情,呈現出故事的核心主題,使觀眾對角色投入感情跟理解。 線上會議也能夠達到同樣效果,通常會議設計師會扮演編劇的角色,透過會議內容設計 (Meeting Design),掌握主辦單位希望達成的目標,精心設計出兼具歡笑與產能的互動內容及議程。   接著,精選強檔卡司 拍攝電影時,劇本中通常會有主角、配角,以及龍套等角色,每個人物都肩負著重要的任務:推進劇情的發展。也就是說,劇本中不存在不必要的事物。 在線上會議中,也包含主辦單位、講者、來賓、與會者,以及引導師等重要角色。講者通常是整場會議的焦點,豐滿地呈現主要劇情;與會者會中能夠選擇發表及傾聽意見,不但是最投入的觀眾,更是積極展現自我的主角群之一。 那麼會議引導師(或會議主持人)的功能是什麼呢?他們負責掌握核心主題,帶動會議氛圍,確保能在有限的會議時間內,傳遞目標訊息(效率)給與會者,使他們樂在其中,享受一段兼具歡笑與產值的線上時光,是協助推動劇情的關鍵角色。   ...

斷、捨、離,來場令人怦然心動的會議吧!
2021/03/10

斷、捨、離,來場令人怦然心動的會議吧!

近年美國風行一個節目,叫做「怦然心動的人生整理魔法」。在節目中,整理師近藤麻理惠就像魔法師一樣,帶領屋主把不同類型、但相同擁擠的房子逐漸整理乾淨,而且竟然能夠長期維持。 只是清掃房屋並不稀奇,但經過整理師列出的條件,讓屋主自行篩選出欲保留的物品後,就能長期維持屋內的整潔,這是為什麼呢? 這是因為屋內經過屋主自主性的「斷、捨、離」,除去多餘的、冗贅的,讓真正被需要的物品留下。   會議也需要斷捨離? 通常舉辦會議是為了達到某個目的:例如討論年度決策、某個重大議題,也可能是為了發表研究、倡議重要事項。但轉身回顧自己參加過的會議,真正記得的是什麼? 身為主辦單位,有哪些環節「必須存在」?講師、貴賓致詞?茶敘時間?社交晚宴?Q&A時間? 通常在籌備會議時,確定時間、找到場地後,接下來就會開始規劃議程,填上各時段預計安排的項目,開幕致詞、演講、分組討論等等,下面是一份常見的議程規劃: 依照過往經驗,常舉辦會議的主辦方應該不難發現,在茶敘、午餐時段,與會者的跳出率會急速劇增。因為這些停頓的時間點,就像宣告解放的下課鐘聲,讓人不禁想要奔向自由;而主辦方則需要在下一段會議即將開始時,再三地呼籲與會者盡速入場,如此循環,直到會議結束。 傳統的會議型式,往往導致會後主辦方抹去額頭的汗滴,慶幸打完一場硬仗;但對與會者而言,可能只留下茶點跟中午便當的印象,以及手機裡的簡報照片。為何明明具有重要意義的會議活動,卻無法深植人心? 可能原因出在主辦方受限於過往成功經驗,認為創新有許多的不確定因子、改變若不成功可能留下不良的評價等等,影響日後的會議籌辦。長此以往,主辦方難以評估成效,與會者也留下會議總是千篇一律的刻板印象。 這時,不妨試試看把「斷、捨、離」魔法,應用在舉辦會議上?   3招整理魔法,清除拖垮會議的累贅 第1招-「斷」絕不需要的 ...

用Clubhouse打造行動會議室
2021/02/09

用Clubhouse打造行動會議室

  「你拿到邀請碼了嗎?你可以開房間了嗎?」成為年前最紅問候語 2周前 Elon Musk 忽然在推特宣布自己將在 Clubhouse 開講時,平台上限5000人直接爆滿。透過限量邀請碼和專業知識討論,網友紛紛跪求邀請碼,甚至連購物平台上都有人在兜售。 Clubhouse 在全球爆紅並非只是名人加持和限額邀請下的結果。從會展的角度,我們盤點出一些更有趣的特點。   話語權是一種超能力 這個世代掌握話語權是一種超能力,藉由演講影響別人的想法,公眾人物如何謹慎發言便成為一門課題。從舉辦實體會議邀請主講人,到各種影音平台(Youtube、Facebook、Podcast),以及現在最火紅的 Clubhouse ,都是把話語權直接交給使用者。此外, ...

會議其實就是一場交響樂
2020/12/09

會議其實就是一場交響樂

  「交響樂指揮家最主要的任務,並不是證明他自己,而是讓他的存在感越少越好。」- 李斯特·費倫茨 ( 浪漫主義音樂的主要代表人物 ) Photo by Gabriel Santos Fotografia from Pexels 人說,「三個臭皮匠,勝過諸葛亮。」一群人聚集在是可以激盪出非常大的能量,只要擁有共同的目標,只要他們的所為所為是充滿意義的。   ...

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那些被搞砸的會議瞬間
2022/07/11

那些被搞砸的會議瞬間

辦過會議的人應該或多或少有過一些驚險時刻,畢竟莫非定律就是你越不希望發生就越容易發生。接下來,來看看你可能不知道的那些被搞砸的會議瞬間。 先來說說新常態的視訊會議。 在去年的一場會議中,有位講員自行分享簡報畫面,正講得口沫橫飛時,畫面左下角卻跳出提示訊息:○○該去健身房了。所有螢幕前的觀眾噗哧一笑,講員卻渾然不知。也有的講員在結束演講後,忘了關閉分享,就開始回訊息,所有私人對話都呈現在觀眾眼前。還有一種更常見的是,在分享畫面時不小心切換到桌面,桌面整潔與否還不是最難為情的,而是你的桌面顯示圖片是誰/什麼呢? 這令人尷尬的時刻可以不用發生,只要在開始進行視訊前先一一確認: 檢查桌面:跟有客人到家裡來,要整理客廳桌子一樣,確認沒有機密文件、桌面顯示圖片是否合宜等。 關閉即時通訊軟體:像是LINE這樣可以在電腦上接收訊息的軟體,都應該先登出,確保沒有訊息提示音或訊息跳出而干擾會議進行。 關閉通知訊息:會於電腦同步的通知訊息如e-Mail、Facebook,都要記得關閉,因為你永遠不知道下一封會跳出來的訊息寫得是什麼。 視訊平台測試:在正式進入視訊平台前,通常系統會自動提醒測試,請務必確認聲音、畫面都沒有問題再加入,周遭是否有其他噪音、背景是否會有人經過等,都要記得確認喔。 專業的這麼做:以上是在私人會議時自行操作時可以參考的小撇步;但在大型會議中,身為主辦方,你該怎麼辦呢? 根據滙集國際多年的視訊會議場控經驗,除了會前測試,讓講員了解流程、彼此搭配的默契外,在視訊平台中開設分組討論室,將主會場作為歡迎大廳/後台,講員加入時有專人接待,提醒演講的相關事宜,確認講員音源、畫面、操作都沒問題後,再將講員轉入分組討論室中進行演講,觀眾看到就會是已經準備好的分組討論室/舞台,在直播時如此操作便如同打造虛擬攝影棚一般。   有鑑於此,你還需要專業的視訊小編。前幾天看到有位講員說,邀請他演講的主辦單位要求他自己控場,包括人員管控(允許進入)、分享簡報、確認聊天室的QA等;如果受邀講員不是八爪章魚,這些在實體會議中也該由工作人員進行的工作,就不該交給講員,如此才能確保演講品質及觀眾的觀看流暢度。 在一場接一場無縫接替的演講中,有位用心的講員,準備了很多簡報內容,在檔案中置入了GIF圖片、音樂、影片等豐富演講內容,但先是音樂無法播放,接著又是影片播完後無法成功轉入下一張投影片,現場屏息以待,講員用無助的眼神看向控台……專業視聽人員當然可以馬上協助,但流暢的節奏已然被打斷。在另一場演講中,講員帶著自己的APPLE筆電在上台前五分鐘才自信地出現在會場,並堅持使用自己的筆電進行演講,現場工作人員手忙腳亂地換上了筆電,卻發現連接投影機的轉接頭型號不對,於是迫不得已只好改回原本的設備,但演講已經延遲,而講員也已亂了步伐。 因此通常在邀請講員時,主辦方應該要告知現場使用的設備及流程,包括轉接頭型號、測試時間等,雖然在忙碌的工作中,有時會漏看資訊或因故無法配合,但在專業的舞台上,每一位台前幕後都需要彼此配合,才會有完美的呈現,我們建議主辦單位事前與講員溝通下列事項: 減少簡報的特效:非常吸睛的TED ...

8個免費互動工具,讓你的線上會議大晉級!
2022/06/29

8個免費互動工具,讓你的線上會議大晉級!

疫情時期線上會議已成為工作中的一部分,大家也對各類視訊平台 Webex、Zoom、GoogleMeet、Teams等軟 體十分熟悉,但搜尋關鍵字而看到這篇文章的你,是否也覺得線上會議總少了點效率、產能與參與感?這幾年的觀察我們發現台灣人線上參與者普遍不喜歡開啟鏡頭,導致演講者缺乏臨場感,或是講者提問時線上一片鴉雀無聲,難以確認是訊號延遲造成的,還是參與者並不踴躍參與?這樣的場景只要參與過線上會議的人一定都經歷過。 今天將根據我們執行多場線上會議的經驗,分享幾款線上互動工具,希望可以為你的線上會議帶來點活力與效率,部分工具的免費方案就足夠有效幫助中小企業內部的會議或活動炒熱氣氛喔!   第一類#線上投票 進行線上演講、討論的時候,最常使用的方式是由講者發問,讓參與者開麥克風回答或是在聊天室留言,但卻常發生參與者講了一串才發現未開麥克風、網速造成的訊息傳遞時間差、或是講者分身乏術去統計討論結果等問題,而「線上投票工具」的出現就是解決這些困境的最佳幫手!除了結合線上即時票選、小測驗、文字雲等多元化的功能,讓講者及時掌握線上參與者的想法,還能創造出意想不到的共享氛圍。以下來看看這3款經過我們多場活動實測,兼具簡單好上手與設計美觀等特點的線上投票工具介紹吧! #1 Slido 特色:簡易直覺的線上互動工具,沒有過多的功能,卻能大幅提升觀眾的參與度;也可將題目直接加入你的演講PPT中,或是直接於Webex會議室中進行問答,演講過程中無須再切換平台讓會議進行更流暢與掌握珍貴的時間。 免費方案:提供參與人數100人為上限,不限Q&A提問次數,每場活動最多3個投票 #2 Mentimeter 特色:可於題目加上無版權圖片或GIF甚至影片等多元功能,增添活潑趣味性,同時也可以用於製作簡報等多元功能,官網內也提供多種精美模板供各教育活動、商業調查或工作坊討論使用! 免費方案:提供不限參與人數、最多兩個問題、5個隨堂測驗題目 ...

關於永續會議可能讓你很意外的point   
2022/06/02

關於永續會議可能讓你很意外的point  

  提到「永續」,你腦海中第一個浮現的關鍵字是什麼呢? 今天讓我們從會議的角度出發,跟風一下提出幾個「永續會議」可能讓人感到意外的冷知識,希望能讓各位讀者更了解永續會議到底是怎麼一回事。   #芬蘭第二大城市Espoo,在國際會議中,只提供在地生產的蔬食和可循環捕撈的魚類 根據數據顯示,食品和農業生產佔全球碳足跡的 30%。同時,豐盛的會議餐點也造成不必要的花費與浪費(ICCA調查,餐飲花費通常會佔掉近3成的活動預算;然而通常會有約20%的食物被剩下來)。 於是Espoo旅遊局的永續發展承諾之一,就是從2018年起停止在國際接待場合供應紅肉,並力求精準計算所使用的食材量,避免浪費。 ↑國際會議應該如何避免浪費食物?可以參考 ICCA與布魯塞爾EHP協會共同進行的 #好到不能浪費計畫。   #2020年由實體轉為線上的會議會議活動,所減少的碳排放,可以搭265次太空火箭 有失必有得,雖然從2020開始全球受到Covid-19影響,國際旅程受到限制,但同時也強制打開了線上會議的熱潮。 根據美國永續活動策畫顧問公司MeetGreen統計,單在2020年,他們所籌備由實體轉線上的會議活動,就省下了79,418公噸的碳排放,相當於從地球搭乘265次火箭所產生排放量。而僅以這家公司計算,從參與者到工作人員,在當年省下的飛行里程,更足以來回月球743次。 ...

會議活動網站Yes or No?加分效果顛覆你的想像!
2022/06/01

會議活動網站Yes or No?加分效果顛覆你的想像!

「會議活動網站」有必要嗎? 很多人會想既然公司或組織已經有官方網站,那獨立的大會網站還有必要嗎? 其實,大會網站是主辦方與使用者互通資訊的重要平台,能將所有焦點放在會議活動本身,不需要讓組織官網上與會議活動無關的訊息,干擾使用者的注意力。   對與會者來說,這可以幫助他們快速搜尋到感興趣的資訊及報名途徑,並對即將到來的會議活動產生期待感;而對主辦方來說,不但可即時地進行資訊更新,降低溝通成本,更能有效地進行會議活動推廣。   如何透過「會議活動網站」為你的活動加分!  會議活動網站最主要的目標,就是準確傳達訊息和提高參與度,當然,使用者體驗是搜尋引擎優化SEO的一部分。如何最大化這兩個目標來擁有一個引人入勝的優質大會網站,建議必備以下5大關鍵:   1.聚焦重要訊息 最基本也是最關鍵的,清楚明瞭地呈現會議活動的重要資訊,例如會議活動名稱、日期、地點、如何註冊、價格、議程等。另外也能針對不同身分的參與者,提供需求不同的資訊,像是與會者專區、講師座長專區、贊助商專區及媒體專區等。另外,大會秘書處的聯繫資訊更是不能少,這有助於和與會者建立聯繫管道且快速回應。   2.印象深刻的視覺效果 與會者可能來自不同的地區與背景,此時網站的主視覺及整個網站的設計風格,圍繞在舉辦目的地或會議主題,更能給使用者留下深刻的印象與對會議目的地的想像,凸顯實際到訪時可能獲得的體驗。 ↑2022年Phocuswright會議網站的主視覺及網站設計,以陽光普照的暖色系及壯麗的沙漠景色為風格,凸顯舉辦地亞利桑那州鳳凰城的特色。 ...

追劇時的靈光一閃(下) 體驗x內容
2021/07/01

追劇時的靈光一閃(下) 體驗x內容

除了質感之外,也讓我們聊聊「會議」這部無法重拍也沒有得後製的劇碼平常都是怎麼拍的。   首先,如同電視、電影,一部劇要有主要出資的製作人(主辦單位或是指導單位),接著才會有一個主要負責內容的導演(主要負責人)及編劇(執行窗口)。通常編劇會依照導演提供的架構撰寫劇本,但正如你所想像的,架構就像一份公式化的議程表。   之後,各就各位的攝影、燈光、美術設計、音樂、場記等等,就交由專業的 #會議顧問公司 (PCO)進行統籌策劃啦!為了使演出順利,PCO在現場擔任副導演的角色,在登台前跟司儀或主持人再三核對流程與講稿、跟講員確認講題等,排除一切障礙,盡力確保會議能夠順利進行。 如同拍電影時副導演統籌一切拍攝流程,會議顧問公司在會議現場也肩負同樣的重責大任。   這一切看似順理成章,但仔細琢磨,是否發現平常執行會議的慣性並不合乎常理呢?   首先,會議的劇本(也就是議程),真的點出了核心宗旨了嗎? 在眾多火神的眼淚心得中,最常被拿出來討論的,就是劇情不賣弄、不煽情,反而以更類似紀錄片的手法呈現,這似乎不符合從抽屜拿出的那套熱銷劇本公式。編劇在受訪時提到,這其實是故意設計的,目的是希望能更忠實地呈現消防員的日常;而事實證明他是對的,少了煽情場面,觀眾更能回到現實反思。   你或許想問,哪有那麼誇張? ...

追劇時的靈光一閃(上) 質感團隊
2021/06/28

追劇時的靈光一閃(上) 質感團隊

  你也追完《火神的眼淚》了嗎?除了大推這部職人劇外,這次我們想從戲劇的成功因素,聊聊會議還有哪些影響成敗的變因。   如果你也跟小編一樣,在結局時依依不捨地看到了跑完字幕的最後一刻,也許會發現一部劇的成功是因為每個細節都有人悉心看顧;其中,有一個意想不到的專業團隊,竟是讓人自然而然走進片中世界的大功臣。   你猜到了嗎? 是的,就是 #質感團隊 !除了方方面面的專業,《火神的眼淚》的 #質感團隊,透過細節的處理,讓觀眾們更入戲、更享受這齣劇。   第一次聽到質感團隊嗎?質感師其實是從美術部門獨立出來的,有別於設計、梳化道具,是針對劇中每個環節進行質感的掌控,比如「做舊處理」就是質感師常用的手法之一,重點在於「營造恰到好處的氣氛」。不只要好看,更要引人入勝,有時要合理、有時要合情,端看劇本的需求,再由質感團隊從•頭•顧•到•尾。 質感團隊關注每個小細節,為會議增加質感、營造恰到好處的氣氛,甚至創造難忘的回憶。   雖然大部分的會議不需要像戲劇般,搭設陣容浩大的場景,但質感的雕琢依舊不可或缺。像是會議常見的舞台背板,除了一面印刷精美的珍珠板外,還有哪些選擇呢?其實有很多,像是在滙集國際曾經執行過的台北國際自行車展論壇中,直接找來了一台自行車放在舞台上,通常放在講台上的花藝,移到了自行車上時,讓論壇現場散發出自在的生活感! ...

如何策畫一場吸睛的線上會議?用拍片的步驟試試看!
2021/06/21

如何策畫一場吸睛的線上會議?用拍片的步驟試試看!

  好看的電影或電視劇總能利用短短時間,引發我們的情感共鳴。因為它的背後擁有一個全方位的團隊,出色的演員演出流暢又緊湊的情節,透過運鏡跟敘事技巧讓人深陷故事之中。 換個角度思考,如果期待線上會議能像賣座電影或電視劇般令人目不轉睛,全神貫注投入其中的話,不妨嘗試利用拍片的方式,進行撰寫劇本、選角、開拍前的準備、拍攝現場到殺青…….等步驟,來策畫一場線上會議?   首先,必須讓一套出色的劇本誕生! 劇本是整部電影或電視劇的靈魂,透過精密編排的劇情,呈現出故事的核心主題,使觀眾對角色投入感情跟理解。 線上會議也能夠達到同樣效果,通常會議設計師會扮演編劇的角色,透過會議內容設計 (Meeting Design),掌握主辦單位希望達成的目標,精心設計出兼具歡笑與產能的互動內容及議程。   接著,精選強檔卡司 拍攝電影時,劇本中通常會有主角、配角,以及龍套等角色,每個人物都肩負著重要的任務:推進劇情的發展。也就是說,劇本中不存在不必要的事物。 在線上會議中,也包含主辦單位、講者、來賓、與會者,以及引導師等重要角色。講者通常是整場會議的焦點,豐滿地呈現主要劇情;與會者會中能夠選擇發表及傾聽意見,不但是最投入的觀眾,更是積極展現自我的主角群之一。 那麼會議引導師(或會議主持人)的功能是什麼呢?他們負責掌握核心主題,帶動會議氛圍,確保能在有限的會議時間內,傳遞目標訊息(效率)給與會者,使他們樂在其中,享受一段兼具歡笑與產值的線上時光,是協助推動劇情的關鍵角色。   ...

斷、捨、離,來場令人怦然心動的會議吧!
2021/03/10

斷、捨、離,來場令人怦然心動的會議吧!

近年美國風行一個節目,叫做「怦然心動的人生整理魔法」。在節目中,整理師近藤麻理惠就像魔法師一樣,帶領屋主把不同類型、但相同擁擠的房子逐漸整理乾淨,而且竟然能夠長期維持。 只是清掃房屋並不稀奇,但經過整理師列出的條件,讓屋主自行篩選出欲保留的物品後,就能長期維持屋內的整潔,這是為什麼呢? 這是因為屋內經過屋主自主性的「斷、捨、離」,除去多餘的、冗贅的,讓真正被需要的物品留下。   會議也需要斷捨離? 通常舉辦會議是為了達到某個目的:例如討論年度決策、某個重大議題,也可能是為了發表研究、倡議重要事項。但轉身回顧自己參加過的會議,真正記得的是什麼? 身為主辦單位,有哪些環節「必須存在」?講師、貴賓致詞?茶敘時間?社交晚宴?Q&A時間? 通常在籌備會議時,確定時間、找到場地後,接下來就會開始規劃議程,填上各時段預計安排的項目,開幕致詞、演講、分組討論等等,下面是一份常見的議程規劃: 依照過往經驗,常舉辦會議的主辦方應該不難發現,在茶敘、午餐時段,與會者的跳出率會急速劇增。因為這些停頓的時間點,就像宣告解放的下課鐘聲,讓人不禁想要奔向自由;而主辦方則需要在下一段會議即將開始時,再三地呼籲與會者盡速入場,如此循環,直到會議結束。 傳統的會議型式,往往導致會後主辦方抹去額頭的汗滴,慶幸打完一場硬仗;但對與會者而言,可能只留下茶點跟中午便當的印象,以及手機裡的簡報照片。為何明明具有重要意義的會議活動,卻無法深植人心? 可能原因出在主辦方受限於過往成功經驗,認為創新有許多的不確定因子、改變若不成功可能留下不良的評價等等,影響日後的會議籌辦。長此以往,主辦方難以評估成效,與會者也留下會議總是千篇一律的刻板印象。 這時,不妨試試看把「斷、捨、離」魔法,應用在舉辦會議上?   3招整理魔法,清除拖垮會議的累贅 第1招-「斷」絕不需要的 ...

用Clubhouse打造行動會議室
2021/02/09

用Clubhouse打造行動會議室

  「你拿到邀請碼了嗎?你可以開房間了嗎?」成為年前最紅問候語 2周前 Elon Musk 忽然在推特宣布自己將在 Clubhouse 開講時,平台上限5000人直接爆滿。透過限量邀請碼和專業知識討論,網友紛紛跪求邀請碼,甚至連購物平台上都有人在兜售。 Clubhouse 在全球爆紅並非只是名人加持和限額邀請下的結果。從會展的角度,我們盤點出一些更有趣的特點。   話語權是一種超能力 這個世代掌握話語權是一種超能力,藉由演講影響別人的想法,公眾人物如何謹慎發言便成為一門課題。從舉辦實體會議邀請主講人,到各種影音平台(Youtube、Facebook、Podcast),以及現在最火紅的 Clubhouse ,都是把話語權直接交給使用者。此外, ...

會議其實就是一場交響樂
2020/12/09

會議其實就是一場交響樂

  「交響樂指揮家最主要的任務,並不是證明他自己,而是讓他的存在感越少越好。」- 李斯特·費倫茨 ( 浪漫主義音樂的主要代表人物 ) Photo by Gabriel Santos Fotografia from Pexels 人說,「三個臭皮匠,勝過諸葛亮。」一群人聚集在是可以激盪出非常大的能量,只要擁有共同的目標,只要他們的所為所為是充滿意義的。   ...

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