不愛開會的會議公司：重新定義會議體驗
「你們是幫客戶辦會議的公司，那你們是不是很常開會？」對專業會議顧問公司（PCO）毫無概念的朋友這樣問
「我們會開會，但關於公司內部的會議很少。 主要都是跟客戶有關的會議，在於資源協調，讓彼此資訊對焦，確保大家彼此資訊一致、有共識。」我這樣回答
“開會的目的，是建立將客戶送往目標的橋樑”
內部開會的形式
在過去其他公司工作的歷程中，不論是週會、月會、突然加開的會議，或是主管／老闆想到就開會的經驗，對於「開會」的印象，停留在沒效率、無意義，甚至只是老闆、主管們自我感動的時刻，對工作上沒有太多正向影響。
加入滙集之後，沒有週會、月會、例會，沒有不必要的內部會議。除了跟專案相關的溝通及精進會議之外，公司內部的會議通常是必要才會召開。專案相關的會議目的在於更新進度、資源協調，在會議前先分配大家的工作內容，先讓彼此知道現在專案的輪廓。若是有需要討論事情，則事先蒐集所有的意見跟想法，每個人也可以看到所有資訊，並由會議主要負責人將內容分類，減少會議當天不知所云的狀況．加速會議的效率跟產出成果。
開會文化
- 每個人都會被傾聽＝每個人都擁有同等的話語權
團隊中每個人的特質不同，不是人人都願意開口表達自己的想法，也有些人認為自己的想法太過愚蠢，或是可能會被拒絕而不敢發言。
但是公司開會的情境，我們不是被引導說「你可以說出來」，而是我們被傳遞一種「可以被聽見」、「有人在聽」、「大家在乎你的想法」，能夠安心、放心的說出來。當然，也有說出來被拒絕，或是被句點的時候，然而我們在會議中捍衛地是「被聽見，被說出來的機會」。
- 團隊合作的重要性＝對每個人付出的肯定
每一項專案都是由不同的需求項目組合而成，而每一個項目都需要有相對執行的人員，團隊不僅僅是一人的功勞或責任，而是由眾人集合而成的群眾之力，來達到最終的成效。
公司專案結束後開的精進會議，都會有一項題目問到：「你認為本專案的亮點人員？」藉由每一個參與專案的人來肯定彼此，當然也可以肯定自己。
我覺得這點很特別，不過，這也有可能是我過去的經驗中沒有發生所以我才認為特別，因為讚美的言詞這樣的文化在團隊中，不只是一個口號，而是一項身體力行的行動，更也可以化為鼓勵自己的激勵因素，這也是我在滙集內部會議所看見的。
- 有創意也有根基
每一次專案相關會議不外乎有固定的架構：要討論的主題、意見蒐集、每個人發表想法最後統整。除了專案相關會議之外，也會有針對專業知識、技能、公司內部訓練、團隊共識等會議內容，大原則都一定會有主題、意見蒐集，例如：想要從此會議／課程中獲得什麼，或是該課程的目標等，卻不限於特定的形式。
大多數的課程都是由主要分享者提供知識內容，一對多的傳遞。但是在滙集內部的訓練，經常是，或者可以說「總是」多對多的討論、一對一地分享，而且是雙向的分享。也有一對多的討論，但比例不高，且不會只是用嘴巴說、用手寫，也會加入動手做的內容。甚至內部教育訓練也會有引導師來協助讓知識的傳遞更有效率。
在這樣的操作下，我們可以期待會議技能有效扣緊主題，產出與目標一致的結果，卻不會限制團隊只能用什麼樣的形式，或不能是什麼樣的模式來開會，而每一次的訓練都是擴展會議樣貌多元性的契機。
Meeting Design／會議引導師
我想組織文化與滙集國際一直在提倡的Meeting Design有很大的相關聯，「會議設計是讓一群人，在同一段時間內，創造出人與人相遇的價值」荷蘭會議設計大師Mike這樣說。
會議設計就是產生會議劇本，而這套劇本不會只有男女主角，更是需要所有的人員參與演出，會議引導師則是導演，引導每個人參與其中，讓演員將劇本合力完成。不只是人多的國際會議可以打破既有的框架，創造更高效、更有意義且更有價值的會議結果，而小型的公司團隊更適用。
在滙集國際，一間專業會議顧問公司，我所看見的、體驗到的會議文化，不只是開會，更是在固有的會議根基上，創造踏實而可行的會議模式。
綜合以上三點會議文化，不僅僅更新了我對「會議」兩字的定義，以及看待會議的眼光，原來會議可以讓人如此地沉浸其中，並且可以有趣、有效率地產出想要的結果。更顛覆我對會議團隊的看法，在尊重、有根基、有創意且肯定每個人付出的團隊合作文化之下，我也不停地在團隊中學習突破自己思考的框架，也更在肯定他人付出中看見每個人以及自己的優點，不只是建立自信，更是建立整個團隊的價值。
我的目光從一間會議公司，更新成一間不常開會，但只要開會就能讓會議更有笑又有效地的會議顧問公司。
