近年美國風行一個節目，叫做「怦然心動的人生整理魔法」。在節目中，整理師近藤麻理惠就像魔法師一樣，帶領屋主把不同類型、但相同擁擠的房子逐漸整理乾淨，而且竟然能夠長期維持。
只是清掃房屋並不稀奇，但經過整理師列出的條件，讓屋主自行篩選出欲保留的物品後，就能長期維持屋內的整潔，這是為什麼呢？
這是因為屋內經過屋主自主性的「斷、捨、離」，除去多餘的、冗贅的，讓真正被需要的物品留下。
會議也需要斷捨離？
通常舉辦會議是為了達到某個目的：例如討論年度決策、某個重大議題，也可能是為了發表研究、倡議重要事項。但轉身回顧自己參加過的會議，真正記得的是什麼？
身為主辦單位，有哪些環節「必須存在」？講師、貴賓致詞？茶敘時間？社交晚宴？Ｑ&Ａ時間？
通常在籌備會議時，確定時間、找到場地後，接下來就會開始規劃議程，填上各時段預計安排的項目，開幕致詞、演講、分組討論等等，下面是一份常見的議程規劃：
依照過往經驗，常舉辦會議的主辦方應該不難發現，在茶敘、午餐時段，與會者的跳出率會急速劇增。因為這些停頓的時間點，就像宣告解放的下課鐘聲，讓人不禁想要奔向自由；而主辦方則需要在下一段會議即將開始時，再三地呼籲與會者盡速入場，如此循環，直到會議結束。
傳統的會議型式，往往導致會後主辦方抹去額頭的汗滴，慶幸打完一場硬仗；但對與會者而言，可能只留下茶點跟中午便當的印象，以及手機裡的簡報照片。為何明明具有重要意義的會議活動，卻無法深植人心？
可能原因出在主辦方受限於過往成功經驗，認為創新有許多的不確定因子、改變若不成功可能留下不良的評價等等，影響日後的會議籌辦。長此以往，主辦方難以評估成效，與會者也留下會議總是千篇一律的刻板印象。
這時，不妨試試看把「斷、捨、離」魔法，應用在舉辦會議上？
3招整理魔法，清除拖垮會議的累贅
第１招－「斷」絕不需要的
如上面提到許多一成不變的議程，在規劃時不該只是改變排列組合。而要以全面的角度來檢視每個時段應該刪除或增加，讓會議更加精實。例如，講師群只能站在舞台，作為全場唯一主角？茶敘時間真的不可或缺嗎？
講者的角色只能是演講者嗎？又或者茶敘時間背後的目的在於建立社交，是否茶敘應該融入正式時段之中，減少會議空轉的時段？甚至更進一步，主辦方可以尋求會議內容設計師的專業協助，使每個議程都能確實幫助與會者邁向會議的終極目的。
第２招－「捨」去多餘的
在環保意識抬頭的今日，我們可以思考許多文宣品跟製作物存在的必要性。例如一場半天的會議，是否有需要視覺背板、拍照背板、講台板，整個會場貼好貼滿？
也許再三思考後，會發現傳達資訊（Information）可以不需要靠投影機，演講簡報是最普遍的方法，但在某些主題上可能不是最好且最有效的。換言之，為每件人、事、物找到它的定位，創造實際的價值。
第３招－「離」開對事物的執著
為什麼會議一定要在會議室？離開會議室就不能開會？
其實，離開熟悉的場域空間，將可能帶來不同的感官及會議效果，就像很多需要沈澱的時刻，最好的方式就是離開現在的環境，因此，要讓參加者有耳目一新的感覺，可以立即做的改變就是，改變會議場地，可以是戶外、是公園、是海邊、是山上、是火車、是遊樂園。
藉由對會議流程進行「減法」來為會議活動加分，以「參加者」而不是「物品」為主角，去思考什麼東西「最適合參加者的」，留下讓最令人怦然心動的元素於會議中！因為，生命就該花在「有價值」的事物上，參加者也是在找尋一場有價值的會議。
