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16/Apr
han
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會議顧問公司挑選指南

關於這個問題,Google幾乎找不到答案,在這裡可以找得到!

如果有天老闆把你叫過去說:「嘿,我們明年要辦一場國際研討會,這件事就交給你負責吧!」手足無措的你此時該怎麼辦,該請誰來幫忙呢?要找什麼公司?

談到舉辦會議活動,許多人都會不自覺地跟活動公司劃上等號。但就好比星級料理有專門的廚師操刀,會議活動也該交給專業的會議顧問公司(PCO)籌備。會議顧問公司藉著純熟的資源整合能力及協調溝通技巧,協助主辦單位統籌辦理各種類型的會議。

如果說一場好的會議就如同一席美味佳餚,那麼會議顧問公司就是那身負重任的大廚,唯有對料理功夫、食材品質都錙銖必較,才能端出令人食指大動的好菜。

michelin
2018台北米其林指南

台灣首本米其林指南於今年三月問世了,老饕們多了品嚐美食的指標性參考,餐廳可以安排神秘客訪查。但會議活動則很難這樣測驗,那麼那些正苦惱於舉辦會議的人該怎麼辦,究竟如何挑選合適的會議顧問公司呢?

此文章收錄了挑選會議顧問的精華指南,一步一步帶你找到最佳的合作夥伴。

Why?

首先,必須思考為什麼要辦這場研討會?

根據黃金圈法則,做事情的順序應該是先想為什麼做、該怎麼做,最後才會決定做什麼。
然而人們普遍都容易反向思考,也許是流於形式或為了交差了事,很少人能夠確實說明做這件事的用意,因此導致結果與預期不符的情況不斷發生。

這個道理同樣適用於舉辦會議活動,在尋找會議顧問公司前應該先問問自己舉辦這場會議的目的、需要達成哪些目標,清楚思考後有助於釐清狀況,跟會議顧問公司溝通時也能更有效的傳達想法,讓會議活動規劃有一致的方向。

會展公/協會認可

從產業界的公/協會組織會員中尋找人選是個不錯的開始。

成為會員的公司可說是經過具有公信力的組織認可的,在信用及品質上都有一定的保障;而會員之間如同互聯網一般,在專業及業務上互相交流,共同促進產業的發展,為客戶提供更好的服務。

會展相關的公協會可以參考以下網站,部分網站上也提供業者媒合的服務:


logo_meet taiwan   TECA_logo    TCEA_logo

評價及過往經驗

當蒐集一定程度的口袋名單後,可以先上各會議公司的網站看看他們歷年的經典案例及客戶評價,相信口碑及數字可作為參考資料的一部分。

一場流暢的會議看似理所當然,但其中的細節多如牛毛,舉凡場地安排、流程及各項執行項目等都是需要經過縝密設計的,尤其在動輒百人的大型國際會議中,會議顧問的經驗與對於細節的處理將會是活動成敗的關鍵。

除此之外,會議顧問的經驗越豐富、與下游供應商(場地、設備等等)的關係越好,越能有效率地敲定各事項,並以合理的價格取得良好的品質,為客戶在預算內找到最佳的解答。

公司屬性

參考完經驗及評價後,會議顧問公司的背景與調性也是重要的考量因素之一。每間會議顧問公司擅長的領域不盡相同,洽詢的時候應盡可能選擇與當次會議活動領域及”tone調”相近的公司。這不只是為了提升會議活動的成效,更是為了執行期間溝通順暢。

如何與眾不同

當前面幾項元素都確認完畢,是時候為你的會議活動增添更多色彩、讓會議活動有效果!

若是你的協會或公司早已受夠一成不變的會議型態,對無限循環的聽演講、開會、社交晚宴等活動白眼翻不完,不妨參考歐洲原裝進口的Meeting Design (內容設計),這是一個會議活動設計的新方法,以會議活動效能為出發的思考策略,可以讓會議活動找到真正的核心價值,透過創新的規劃設計,讓大家都會驚呼沒想到還能這樣辦活動,走出框架才能讓你的會議活動與眾不同、讓會議有效果。

Meeting Design為會展產業未來的重點趨勢,從與會者「體驗」出發,剖析主辦方的真正需求,精確傳達會議的核心價值並提升會議效益,為客戶量身打造一場永生難忘的會議,使人與人相聚的每一刻都充滿意義。

其實找到合適的會議顧問就跟尋找另一伴很像,唯有身心靈皆契合,才能共同孕育出彼此都滿意的結果。祝你好運!

han

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