有聽沒有懂的會議內容設計

Meeting Design到底在賣什麼？

內容為王的時代，能抓住眼球的都是精心擺盤過的乾貨

「我們辦會議很多年了，我知道怎麼辦會議！」

「我覺得目前這樣開會很好，報名人數有達標就滿足KPI了！」

多年來常常遇到這樣的答案，他們對會議的理解就是找場地、定主題、找講師、寫議程以及其他的行政流程，但可能對於開會要如何有效果、讓參加者回去有行為的改變這區塊的規劃沒有太多琢磨。他們在意的是報名有多少人、吃的菜色有沒有讓參加者滿意，主辦單位追求執行細節上的服務到位。所以大部分的會議籌辦者還沒意識到，會議的核心與價值不在於人數的多寡、餐點的美味，有時候也不在於講師的名氣。

曾經有位學員上過我們課程後告訴我：「我們藥商常常贊助很多國際會議，但是發現會議內容越來越不吸引人、講師的演講方式都在念簡報內容導致於與會者不願意長時間待在會場，以致於贊助的效果並沒有預期的好，因此考慮以後可能不再贊助這類型的活動。」於是最後，這位學員乾脆請會議主辦方直接來找我們，幫他們調整一下會議內容。

連贊助方都明白，好的會議內容會直接影響參加者的意願。現代每個人的時間都無比珍貴，出席一場會議活動需要花費的時間與精力若是與收穫不成正比（CP值過低），自然會大幅地降低參加意願。目前歐美越來越多國家開始正視「會議內容」，並希望能夠透過好的會議形式及內容以爭取更多的會議參與者。

意識到需要之後，如何聚焦需求？

在Meeting Design中的「設計金三角」：「Meeting Owner」、「Participant」以及「Content」，在規劃中三者缺一不可，設計師需要透過與這三方關係人不斷溝通、訪談、聚焦後再進行設計，才能得到一份適切的議程。對Meeting Designer來說，議程絕對不是去年怎麼做今年就怎麼做，不是一天的會議放上好幾位講師或是排排坐在台上的綜合座談，而是需依照開會目的來安排每個環節，或為增加會議體驗而安排讓與會者有更多的交流互動；所以面對客戶，我們常問：你的會議內容是By default or By design?

談到這裡，可能還是不懂什麼是Meeting Design，但沒有關係，因為我們也是花了將兩年時間才逐步釐清細節，一開始外行看感覺這就是升級版的團隊激勵（Team Building），接觸越多越覺得這是一門深奧的學問，坦白說跟Team Building一點關係都沒有。就拿我們平常設計的過程來說明吧！通常最一開始會跟客戶確認，會議的真正目的是什麼？希望與會者（Participant）會議結束後帶走什麼（Take away）？但這個問題往往都得不到答案，因為承辦窗口好像也沒有明確的答案。會議的目的沒有明確，後面的主題、講師、議程等的規劃其實很難深入，因此，我們會透過一套方法，引導主辦單位釐清自己的需求、了解自己的期待，抽絲剝繭的結果可能會發現其實根本不需要舉辦會議也可以完成同樣的目的，所以第一步很重要。

知道為什麼要舉辦會議或活動後，再來思考參加者為何想參加、他們期待接收到什麼資訊，什麼形式（Format）才適合這個目的。有了以上的資訊後，我們才會著手進行內容設計，金三角的每一端彼此相互依存、缺一不可。

依需求精準打造優質劇本，透過引導師讓乾貨入菜飄香

會議設計師（Meeting Designer）第一步會初擬設計腳本，依照主辦單位的想法進行對焦，待雙方確認腳本後則會進行劇本的撰寫。在設計規劃中其一的重點是考慮到如何增加參加者的體驗，讓身體的體驗輔助記憶，才能讓學習或資訊更加深刻。我們把會議活動當作一場劇般，設想每個時間點會發生的事情、要講的話、參加者可能的反應，這些元素都需要在真正會議開始前，全盤思考、規劃並且彩排才行。

但好的會議內容設計還是要有人完美的演繹出來，這時候就會需要專業的會議引導師（Facilitator）或主持人（Moderator），用精準的文字、在對的時間點用適切的口吻來演繹這份設計好的劇本。經驗豐富的引導師或主持人，會依照現場氣氛、與會者的反應，臨時反應微調劇本，讓整場會議能夠達到最佳效果。

所以，常常有人會問我們Meeting Design到底在賣什麼，我們賣的是一場會議的劇本，我們跟你一起演出一齣充滿體驗的會議活動。

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