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會議設計

如何策畫一場吸睛的線上會議?用拍片的步驟試試看!

2021
.
06
.
21
Editor:
Han

好看的電影或電視劇總能利用短短時間,引發我們的情感共鳴。因為它的背後擁有一個全方位的團隊,出色的演員演出流暢又緊湊的情節,透過運鏡跟敘事技巧讓人深陷故事之中。

換個角度思考,如果期待線上會議能像賣座電影或電視劇般令人目不轉睛,全神貫注投入其中的話,不妨嘗試利用拍片的方式,進行撰寫劇本、選角、開拍前的準備、拍攝現場到殺青…….等步驟,來策畫一場線上會議?

首先,必須讓一套出色的劇本誕生!

劇本是整部電影或電視劇的靈魂,透過精密編排的劇情,呈現出故事的核心主題,使觀眾對角色投入感情跟理解。

線上會議也能夠達到同樣效果,通常會議設計師會扮演編劇的角色,透過會議內容設計 (Meeting Design),掌握主辦單位希望達成的目標,精心設計出兼具歡笑與產能的互動內容及議程。

接著,精選強檔卡司

拍攝電影時,劇本中通常會有主角、配角,以及龍套等角色,每個人物都肩負著重要的任務:推進劇情的發展。也就是說,劇本中不存在不必要的事物。

在線上會議中,也包含主辦單位、講者、來賓、與會者,以及引導師等重要角色。講者通常是整場會議的焦點,豐滿地呈現主要劇情;與會者會中能夠選擇發表及傾聽意見,不但是最投入的觀眾,更是積極展現自我的主角群之一。

那麼會議引導師(或會議主持人)的功能是什麼呢?他們負責掌握核心主題,帶動會議氛圍,確保能在有限的會議時間內,傳遞目標訊息(效率)給與會者,使他們樂在其中,享受一段兼具歡笑與產值的線上時光,是協助推動劇情的關鍵角色。

開拍前,充足地事前準備

每部片都是獨一無二的,如同每場線上會議有著各自的核心主題、參與者及議程內容。因此,在視訊會議的事前準備時,選擇擁有符合需求功能,或是自己及組織在操作上最為熟悉的視訊軟體即可。

此外,如同4K影片能夠呈現精緻的視覺效果及感官體驗,線上會議可以使用較好質量的攝影機和音響,會前進行影像和音訊測試,並確保網路連線的穩定性,提供與會者優質的觀看品質。

最後,會議主辦人也能提前發送會議摘要,讓所有將參與線上會議的人提前做好準備。等一切準備就緒,重頭戲即將上場。

好戲登場!

線上會議正式開始時,所有的事前準備就會成為現場最強而有力的支持。

會議引導師為會議揭開序幕,掌控整場活動的進行與節奏。而講者們可以透過視訊畫面評估現場反應,除了依照劇本演出,也會透過一些即興發揮、甚至是在適當的時候合併螢幕共享,在對話中徵求反饋來創造互動性,提升與會者的參與度。

與會者們,則是現場最關鍵的人物,當他們徹底享受這場會議時,才能成就精彩的演出。

落幕後,別忘了保持話題熱度

在線上會議進入尾聲時,主辦單位及會議引導師會是最後離線的人,用感真摯的笑容感謝所有與會者的熱烈參與,讓他們即使在線上,也享受到賓至如歸的體驗,帶著滿滿的收穫為這場線上會議畫下完美的句點。

當然,會後如何進行持續的交流,也是相當重要的課題,也許可以成立主題聊天室、線上社群,讓議題持續被關注及討論,成為下次會議交流的基礎。

準備好為你的線上會議喊Action了嗎?

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